DOKUMENTY KOLONIJNE – NA CO ZWRÓCIĆ UWAGĘ?
Wysłanie dziecka na kolonię, zwłaszcza pierwszą, to szereg szczegółów do przemyślenia przed zapisem i dużo rzeczy do sprawdzenia. Już wiekszość rodziców wie, jak sprawdzić czy kolonia jest legalna i o co pytać organizatora. Jednak czy wystarczającą wagę przywiązujemy do czytania kolonijnych dokumentów? Czy wiemy, jakie dokumenty musi dostarczyć nam organizator?
Zapisanie dziecka
Gdy już podamy dane dziecka i zapiszemy je na wybrany obóz i turnus, oczekujemy od organizatora dokumentów do podpisu. Zwykle tego samego dnia dostajemy je na swoją skrzynką mailową. Co powinno się tam znaleźć?Umowa
Umowa jest najważniejszym dokumentem, który określa, jaką usługę kupujemy, za jaką kwotę i jakie będą zasady płatności. W umowie są informacje osobowe (dane rodzica i dziecka), informacje o imprezie (nazwa obozu, ośrodka, miejscowości), a także informacje o organizatorze (dokładne dane). Umowa będzie zawierała też informację, czy cena zawiera dojazd kolonijny albo dodatkowe fakultety. To są dość oczywiste rzeczy. Co może być bardziej skomplikowane? Odróżnijmy w nagłówku opis “organizatora” od “agenta”. Organizator tworzy obóz, zatrudnia kadrę, odpowiada za program, wystawia faktury. Agent sprzedaje nam ofertę, obsługuje klienta, udziela informacji, podpisuje umowę, zawiadamia o zbiórce. Oczywiście jedną i drugą funkcję może pełnić jedna firma.
W umowie często jest klauzula dotycząca danych osobowych oraz zgody na publikowanie zdjęć dziecka czy wykorzystywanie zdjęć w celach reklamowych i promocyjnych. Warunki uczestnictwa
Jest to (zwykle obszerny) dokument, który reguluje wzajemne obowiązki stron, czyli organizatora i klienta. Warunki uczestnictwa są koniecznym załącznikiem do umowy albo nawet stanowią całość z umową.
Przeczytanie niektórych tego typu dokumentów wymaga uwagi i czasu, ale warto się zagłębić w paragrafy, aby potem nie było nieporozumień. Jest tam opisanych wiele ważnych zagadnień, zalecamy zwócić uwagę na kilka ważnych:
1. Zasady rezygnacji z kolonii i wysokość zwrotu wpłaconych pieniędzy (np. w przypadku choroby dziecka czy zmiany planów)
2. Zasady odbywania się kolonii, czyli np. termin w jakim organizator musi powiadomić klientów o odwołaniu imprezy, w jakich przypadkach może imprezę odwołać i co wtedy oferuje klientowi.
3. Zasady przyjęcia na kolonię, czyli jakich formalności i w jakich terminach należy dopełnić, by dziecko nie zostało skreślone z listy uczestników.
Gdy już podamy dane dziecka i zapiszemy je na wybrany obóz i turnus, oczekujemy od organizatora dokumentów do podpisu. Zwykle tego samego dnia dostajemy je na swoją skrzynką mailową. Co powinno się tam znaleźć?Umowa
Umowa jest najważniejszym dokumentem, który określa, jaką usługę kupujemy, za jaką kwotę i jakie będą zasady płatności. W umowie są informacje osobowe (dane rodzica i dziecka), informacje o imprezie (nazwa obozu, ośrodka, miejscowości), a także informacje o organizatorze (dokładne dane). Umowa będzie zawierała też informację, czy cena zawiera dojazd kolonijny albo dodatkowe fakultety. To są dość oczywiste rzeczy. Co może być bardziej skomplikowane? Odróżnijmy w nagłówku opis “organizatora” od “agenta”. Organizator tworzy obóz, zatrudnia kadrę, odpowiada za program, wystawia faktury. Agent sprzedaje nam ofertę, obsługuje klienta, udziela informacji, podpisuje umowę, zawiadamia o zbiórce. Oczywiście jedną i drugą funkcję może pełnić jedna firma.
W umowie często jest klauzula dotycząca danych osobowych oraz zgody na publikowanie zdjęć dziecka czy wykorzystywanie zdjęć w celach reklamowych i promocyjnych. Warunki uczestnictwa
Jest to (zwykle obszerny) dokument, który reguluje wzajemne obowiązki stron, czyli organizatora i klienta. Warunki uczestnictwa są koniecznym załącznikiem do umowy albo nawet stanowią całość z umową.
Przeczytanie niektórych tego typu dokumentów wymaga uwagi i czasu, ale warto się zagłębić w paragrafy, aby potem nie było nieporozumień. Jest tam opisanych wiele ważnych zagadnień, zalecamy zwócić uwagę na kilka ważnych:
1. Zasady rezygnacji z kolonii i wysokość zwrotu wpłaconych pieniędzy (np. w przypadku choroby dziecka czy zmiany planów)
2. Zasady odbywania się kolonii, czyli np. termin w jakim organizator musi powiadomić klientów o odwołaniu imprezy, w jakich przypadkach może imprezę odwołać i co wtedy oferuje klientowi.
3. Zasady przyjęcia na kolonię, czyli jakich formalności i w jakich terminach należy dopełnić, by dziecko nie zostało skreślone z listy uczestników.
Regulamin dojazdów
Może być oddzielnym dokumentem lub być zawarty już w “warunkach uczestnictwa”. Nie dotyczy dzieci, które są na obóz przywożone we własnym zakresie przez rodzinę. Dotyczy tylko dzieci, które będą korzystały z dojazdów kolonijnych.
Najważniejszą kwestią, którą musimy doczytać, jest termin ewentualnego odwołania dojazdu w przypadku nie uzbierania się odpowiedniej grupy chętnych z danego miasta.
W regulaminie dojazdów często wskazanych jest kilka środków transportu, jako możliwych do wyboru organizatora. Często dojazd pociągiem może być zamieniany na autokar lub odwrotnie. Nie ma to większego znaczenia, ale warto o tym wiedzieć, aby potem nie było niejasności.
Powinna się znaleźć w tym regulaminie klauzula, że dzieci niepełnoletnie podróżują zawsze pod opieką kadry.
Warunki ubezpieczenia
Każda legalna kolonia zawiera w cenie ubezpieczenie od następstw nieszczęśliwych wypadków. Ubezpieczenie to jest podobne we wszystkich ofertach na rynku, ale oczywiście pochodzić może od różnych ubezpieczycieli, więc będzie się różnić szczegółami.
Ogólnie rzecz biorąc, ubezpieczenie gwarantuje nam rekompensatę pieniężną w przypadku nieszczęśliwego wypadku na kolonii, np. złamania ręki przez dziecko. Ubezpieczenia są zwykle do kwoty 5 tys zł lub 10 tys zł. Na naszą prośbę organizator okazuje szczegółowe warunki ubezpieczenia i w razie potrzeby podaje kontakt do firmy, która będzie wypłacać odszkodowanie.
Oferta
Podstawowe miejsce informacji o kupowanej usłudze. W ofercie musi być program obozu, miejsce, cena, wiek uczestników, informacja co zawiera cena, informacje o możliwości dokupienia dodatkowych atrakcji, pakietów czy dojazdów. Oferta powinna być jak najbardziej szczegółowa, im więcej informacji zawiera, tym lepiej. Unikajmy ofert, gdzie program jest zdawkowo opisany w kilku zdaniach – wtedy w sumie nie wiemy, co tak naprawdę przez większość czasu będzie robiło nasze dziecko i czy nie będzie to tak zwany “czas wolny”. Unikajmy ofert, gdzie nie będzie adresu ośrodka, wieku dzieci czy w inny sposób pozostawią nas niedoinformowanych. Zwróćmy uwagę, czy cena zawiera wstępy, wycieczki, a przy obozach narciarskich np. karnety na wyciągi. Warto zwrócić uwagę, czy w cenie są napoje dla dzieci w nieograniczonej ilości – to latem jest bardzo ważne.
Inne dokumenty
Na wybranych obozach mogą być dodatkowe dokumenty. Mogą to być obowiązkowe druki – jak np. na obozach nurkowych zaświadczenie od lekarza o braku przeciwskazań do uprawiania danego sportu czy zgoda rodziców na udział w danych zajęciach (jak uczestnictwo w chodzeniu po parku linowym).
Są też druki dodatkowe, jak ankiety, testy językowe czy zgody rodzica na różne rzeczy (np. na sprawdzanie czystości głowy). Jeśli nie chcemy jakiegoś dokumentu podpisywać, możemy uzgodnić z organizatorem czy dany druk jest konieczny czy tylko do dobrowolnego wypełnienia.
Jeśli dziecko jedzie za granicę, konieczny bedzie paszport (lub dowód osobisty w przypadku wielu krajów UE). Jeżeli dziecko będzie zdawało na obozie egzaminy np. na patent żeglarza jachtowego – będą potrzebne zdjęcia legitymacyjne.
Dokumenty wystawiane przez rodzica
Takim podstawowym i obowiązkowym dokumentem jest karta kwalifikacyjna – jest to dokument, w którym rodzic opisuje zdrowie dziecka i zobowiązuje się do zapłaty za kolonie dziecka, a organizator zatwierdza i przyjmuje dziecko na kolonię. Oryginał karty kwalifikacyjnej należy przywieźć na zbiórkę i jest to podstawa przyjęcia dziecka na obóz. Często już przy zapisie organizator wymaga przesłania karty w celu sprawdzenia czy dziecko kwalifikuje się na kolonię (są bowiem choroby lub okoliczności, które uniemożliwiają udział w koloniach).
Rodzic może organizatorowi przedstawiać swoje prośby, upoważnienia czy zgodę lub brak zgody na różne rzeczy. Taki dokument należy przedstawić od razu przy zapisie, aby organizator mógł się ustosunkować do danej prośby i aby było jasne, czy zastosuje dane żądanie. Przykładowe oświadczenia rodziców to np. oświadczenie o odbiorze dziecka z kolonii przez osobę inną niż opiekun prawny, czy oświadczenie o niewyrażeniu zgody na udział w danych zajęciach (np. z powodów zdrowotnych).
Obozy zagraniczne
W ofercie obozów zagranicznych zwróćmy uwagę na szczegóły zawarte w cenie – czasem jest mnóstwo opłat, które dziecko na miejscu będzie musiało zapłacić – za wstępy, za leżaki na plaży, za wstęp na plażę, za klimatyzację w pokoju, kaucję za ewentualne zniszczenia, posiłki podczas transportu na obóz oraz napoje, które w hotelach kurortów mogą być naprawdę drogie. Warto więc wybrać taką ofertę, która zawierać będzie te wszystkie rzeczy w cenie. Dodatkowe opłaty trzeba podliczyć, bo czasem kwota w euro do dopłacania na miejscu może okazać się bardzo duża.
Legitymacja szkolna
W Polsce jest podstawowym dokumentem dziecka i zawsze warto, by dziecko przyzwyczaiło się do jej używania. Jeśli dziecko nie posiada legitymacji – nic nie szkodzi, może jechać na obóz. W praktyce legitymacja nie jest do niczego konieczna już na samej kolonii. Jednak w wielu obozach jest wymagania podczas dojazdów kolonijnych – jej brak należy wtedy wcześniej zgłosić organizatorowi i zapytać o ewentualne dopłaty do transportów. Jeśli dojazdy są realizowane np. koleją lub innymi publicznymi środkami transportu, to zawsze grupa ma wykupione bilety zniżkowe i dzieci bez legitymacji po prostu dopłacają daną kwotę do pełnego biletu.
